サイトの確認・下書き・公開前のチェックをAIと分担
- AIに任せていること
- 当社が運営する地域サービスサイトの、Search Console・GA4の確認、改善点の洗い出し、記事の下書き、公開前のチェック
- 人が行うこと
- 何をするかの判断、事実の確認、本番への公開の承認
ISSUE
訪問型サービス業で、事務が重くなりやすい理由
- 問い合わせは電話・メール・フォーム・LINEとばらばらに届き、現場にいる間は返信できない
- 見積は現場を見てから決まることが多く、メモや写真を見積書の形に直す作業が夜に回る
- 作業報告や日報は、移動と作業の合間に書くため、内容が人によってばらつく
- 少人数で回しているため、事務だけを担当する人を置きにくい
こうした「毎日発生し、形がだいたい決まっている文章の仕事」は、生成AI（ChatGPT・Claude・Gemini など）に下書きさせ、人が確かめて仕上げる、という分担に向いています。
01 RECEPTION
受付：問い合わせへの返信を早くする
AIに任せやすいこと
下書きと整理
- よくある質問（対応エリア・受付時間・支払い方法など）への返信文の下書き
- 電話で聞いた内容のメモを、聞き漏れがないかの確認項目つきで整理する
- 「日程の候補をお送りします」など、定型の連絡文をそろえる
- 問い合わせ内容から、折り返しで確認すべき点を洗い出す
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人が行うこと
判断と送信
- 返信文を読み、事実と違うところを直してから送る
- 対応できるかどうか、日程を受けるかどうかの判断
- お客様の名前・住所・電話番号は、AIに入力しない（「お客様」「◯◯市」などに置き換える）
最初に試すなら
過去によく来た質問を10個ほど書き出し、それぞれの返信のひな形をAIと一緒に作るところから始めると、効果が分かりやすくなります。
02 ESTIMATE
見積：メモから見積書の形にする時間を減らす
AIに任せやすいこと
文面と項目の下書き
- 現場のメモ（品目・数量・作業内容）を、見積書の項目の形に並べ直す
- 見積に添える説明文（作業の流れ・当日の注意点など）の下書き
- 追加費用がかかる条件を、お客様に分かりやすい言葉で書き直す
- 見積の送付メール・LINEの文面の下書き
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人が行うこと
金額と条件の決定
- 金額は、自社の料金表と現場の状況から、必ず人が決める
- 作業の可否や、法令・許可にかかわる判断（たとえば廃棄物の扱い）は、AIの答えで決めない
- お客様に出す前に、項目と金額を見直す
最初に試すなら
過去の見積書から個人情報を消したものを1つ用意し、「このメモをこの形にして」とAIに頼む練習から始めます。
03 REPORT
日報：話したメモから報告を仕上げる
AIに任せやすいこと
文章の整え
- 移動中にスマートフォンの音声入力で話したメモを、日報の文章に整える
- 決まった項目（作業内容・時間・気づいたこと・次回の対応）にそろえる
- お客様向けの作業報告の文面の下書き
- 1週間分の日報から、よくあるトラブルや改善点をまとめる
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人が行うこと
内容の確認
- AIが付け足した内容がないか、事実どおりかを確認する
- お客様の情報や現場の写真に写った個人情報を、AIに渡さない
- まとめから何を変えるかは、経営者・責任者が決める
FIRST STEP
始める順番のおすすめ
一度に全部を変えず、いちばん時間がかかっている仕事を1つ選んで試します。
入力のルールを決める
個人情報や社内の機密を入力しないこと、置き換え方を決めます。
1つの仕事で試す
受付・見積・日報のどれか1つを、2〜3週間AIで下書きします。
手直しの量を見る
時間が減ったか、直す量が多すぎないかを確かめます。
次の仕事に広げる
うまくいった指示文をひな形にして、他の人・他の仕事に広げます。
OUR OWN USE
当社も、地域サービスのサイト運用にAIを使っています
訪問型サービス業のホームページ制作や、検索・AI検索で見つけてもらうための対策は、制作専門の e-seisaku.com で承っています（同じKIZNA株式会社が運営しています）。
SUPPORT
自社だけで進めにくいときは
FAQ
よくある質問
パソコンが苦手なスタッフでも使えますか？
スマートフォンのアプリと音声入力から始めれば、文字を打つのが苦手な方でも使いやすくなります。最初は、決まった指示文を貼り付けて使う形がおすすめです。
見積の金額もAIに計算させてよいですか？
おすすめしません。AIは計算や条件を間違えることがあります。金額は自社の料金表をもとに人が決め、AIには文面や項目の整理を任せてください。
お客様の情報を入力しても大丈夫ですか？
名前・住所・電話番号などの個人情報は入力しない運用を基本にしてください。「お客様」「◯◯市」のように置き換えても、下書きには十分使えます。
どのAIツールを使えばいいですか？
ChatGPT・Claude・Gemini のどれでも、ここで紹介した使い方はできます。社内で一つにそろえると、指示文のひな形を共有しやすくなります。
受付・見積・日報のどこからAIを使うか、一緒に整理しませんか
何から始めればいいかわからない段階でも大丈夫です。相談・お見積りは無料です。