ISSUE
士業事務所で、事務が重くなりやすい理由
- ご相談の問い合わせに、面談前の確認事項や必要書類の案内を毎回書いている
- お客様向けの案内文・お知らせ・手続きの説明を、相手に合わせて書き分ける必要がある
- 制度の改正情報を追い、事務所内やお客様向けに要点をまとめる時間が取りにくい
- お客様の情報を扱うため、AIを使ってよいのか判断がつかず、手が止まっている
士業の仕事でも、形がだいたい決まっている文章の仕事は、生成AI（ChatGPT・Claude・Gemini など）に下書きさせ、人が確かめて仕上げる分担に向いています。ただし、お客様の情報を入力しないことが大前提です。
01 RECEPTION
問い合わせ・面談準備：返信と案内を早くする
AIに任せやすいこと
下書きと整理
- よくある質問（相談の流れ・面談の方法・対応している手続きの範囲など）への返信文の下書き
- 手続きごとに、面談前に確認したいことや必要書類の案内のひな形を作る
- 面談の日程調整・お礼の連絡文をひな形にする
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人が行うこと
判断と送信
- ご依頼を受けられるか、どの手続きが必要かの判断
- 返信文を読み、事実と違うところを直してから送る
- お客様の名前・生年月日・マイナンバー・収入や事業の数字などは、AIに入力しない
最初に試すなら
よくいただく質問を10個ほど書き出し、それぞれの返信のひな形をAIと一緒に作るところから始めます。
02 DOCUMENT
文面の下書き：案内文・説明文を早く仕上げる
AIに任せやすいこと
文章の下書き
- お客様向けのお知らせ・手続きの流れの説明文の下書き
- 専門用語を、お客様に分かりやすい言葉に言い換える
- 同じ内容を、メール用・ホームページ用・配布資料用に書き分ける
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人が行うこと
内容と専門判断の確認
- 法令の解釈や、申告・申請の内容にかかわる判断は、AIの答えで決めない
- 制度の説明は、必ず公的な情報（官公庁の発表など）で確かめてから使う
- 個別のお客様の事情にあてはめた助言は、資格者が行う
03 RESEARCH
情報の整理：改正情報や資料の要点をまとめる
AIに任せやすいこと
要約と整理
- 官公庁が公表している資料の要点を、短くまとめる
- 事務所内の勉強会用に、変更点を比較表の形に整理する
- 長い資料から、お客様に関係しそうな点を洗い出す
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人が行うこと
原文との照合
- AIの要約は、必ず原文と突き合わせて確かめる（AIは事実と違う内容を書くことがあります）
- 施行日・対象・金額などは、原文で確認してから使う
- 要約をもとにお客様へ案内するかどうかは、資格者が判断する
FIRST STEP
始める順番のおすすめ
一度に全部を変えず、いちばん時間がかかっている仕事を1つ選んで試します。
入力のルールを決める
お客様の情報（名前・番号・数字）を入力しないこと、公開情報だけを使うことを決めます。
1つの仕事で試す
問い合わせ返信・案内文の下書き・資料の要約のどれか1つを、2〜3週間AIで試します。
手直しの量を見る
時間が減ったか、直す量が多すぎないかを確かめます。
次の仕事に広げる
うまくいった指示文をひな形にして、他の人・他の仕事に広げます。
SUPPORT
自社だけで進めにくいときは
FAQ
よくある質問
お客様の情報をAIに入力しても大丈夫ですか？
入力しないでください。税理士・社会保険労務士・行政書士には、それぞれの法律で守秘義務が定められています。AIに入力してよいのは、公開されている情報や、お客様が特定できない一般的な内容に限る、と事務所のルールとして先に決めておきます。
法令の調べものをAIに任せてよいですか？
調べる手がかりや要点の整理には使えますが、AIの答えをそのまま使うのは避けてください。AIは古い情報や事実と違う内容を答えることがあります。必ず原文や公的な情報で確かめます。
どのAIツールを使えばいいですか？
ChatGPT・Claude・Gemini のどれでも、ここで紹介した使い方はできます（プランによって使える機能や量が違います）。事務所で使う場合は、入力した情報の扱い（学習に使われない設定や契約）も確認して選びます。
入力のルールづくりから、事務所でのAIの使い方を一緒に整理しませんか
何から始めればいいかわからない段階でも大丈夫です。相談・お見積りは無料です。